Wie erstelle ich eine Mitarbeiterbefragung?
Step-by-step Anleitung und Tipps für Ihre nächste Befragung
Sie wollen eine Mitarbeiterbefragung in Ihrem Unternehmen durchführen und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Damit sind Sie nicht alleine, denn die Auswahl der Möglichkeiten ist groß und kann zu Beginn sehr überfordernd wirken.
Doch keine Sorge, die Rettung naht! Ich habe Ihnen hier einen Gesamtüberblick über die verschiedenen Arten, Ablaufschritte und Herausforderungen von Mitarbeiterbefragungen erstellt, damit Sie und Ihr Unternehmen für Ihre nächste Mitarbeiterbefragung gewappnet sind.
Arten von Mitarbeiterbefragungen
Die Auswahl an Befragungen ist groß und hängt von Faktoren wie den Bedürfnissen, Voraussetzungen, Zielen und der Kultur Ihres Unternehmens ab. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, kommt hier eine Übersicht der verschiedenen Arten von Mitarbeiterbefragungen:
Jährliche Mitarbeiterbefragungen erfassen die aktuelle Stimmung und Meinung der Mitarbeitenden und erschließen Faktoren, die langfristig zufrieden oder unzufrieden machen. Hier müssen Bereiche wie abzufragende Themenfelder, Kommunikation und Durchführung genau im Voraus geplant werden.
Onboarding- bzw. Entry-Befragungen helfen Ihnen herauszufinden, wie Sie neuen Mitarbeitenden den bestmöglichen Start bieten können, was ihre Eintrittsmotivation war und wie sie den Start in Ihrem Unternehmen wahrgenommen haben. So können Sie Ihre Onboarding-Prozesse überprüfen und optimieren.
Mit Offboarding- bzw. Exit-Befragungen können Sie ergänzend zum Exit-Interview herausfinden, warum Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlassen. Sie erhalten Informationen über ihre Beweggründe sowie wertvolle Insights in Ihre Unternehmenskultur. Mit diesen können Sie Veränderungsbedarf ermitteln, um Ihre besten Mitarbeiter*innen im Unternehmen zu behalten und Unzufriedenheit und Fluktuation entgegenzuwirken.
Mittels Pulsbefragungen bzw. Pulschecks können aktuelle Trends, Probleme, Erfahrungen und Verbesserungen aufgedeckt und so ein allgemeines Stimmungsbild generiert werden. Sie fokussieren sich mit wenigen Fragen auf ein bestimmtes Thema, wodurch sie sich schnell und ohne großen Aufwand durchführen und in Echtzeit auswerten lassen.
360-Grad und Peer-Feedback unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende bei der persönlichen Weiterentwicklung, indem sie von mehreren Parteien konstruktives Feedback erhalten. Auch besteht die Möglichkeit der Selbsteinschätzung der Feedbackempfänger:innen. So entsteht ein aussagekräftiges und objektives Gesamtbild von Verhalten und Leistung, das einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg liefert.
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Ablauf einer Mitarbeiterbefragung im Überblick
Zieldefinition
Ressourcenplanung
Fragebogenentwicklung und Abstimmung
Vorabkommunikation und Begleitkommunikation
Datenerhebung / Feldphase
Auswertung
Ergebnispräsentation und Ergebniskommunikation
Umsetzung des identifizierten Handlungsbedarfes
Wiederholung der Messung
Schritt 1: Zieldefinition
Der erste Schritt des Befragungsprozesses ist die Definition und Formulierung der strategischen Unternehmensziele, die Ihr Unternehmen verfolgt. Wichtig ist, dass es sich bei Ihren Zielen nicht um ein “nice to have” handelt, sondern um Ziele, die eine hohe (wirtschaftliche) Relevanz für Ihr Unternehmen haben. Hier kann es hilfreich sein, sich die Geschäftsführung, den Betriebsrat und - falls vorhanden - die oder den Datenschutzbeauftragte*n mit ins Boot zu holen. Die strategischen Unternehmensziele werden sich später inhaltlich in den Fragen widerspiegeln, die der Mitarbeiterschaft gestellt werden.
Mögliche Ziele können sein:
Führungs- und Innovationskultur stärken
Eine größere Begeisterung für und höhere Identifikation mit der Arbeitgebermarke
Motivation, Engagement, Identifikation und Bindung der Mitarbeitenden erhöhen
Stimmung unter den Arbeitnehmer:innen erfassen
Fluktuation und Absentismus reduzieren
Unzufriedenheit, Resignation und Burnout verhindern
Kundenfreundliches Verhalten fördern
Arbeitgeberattraktivität fördern
Arbeitgebermarke stärken (sieht hierzu auch Employer Branding)
Commitment zu Unternehmenszielen und -strategien fördern
Messung von KPIs und die Bewertung bestimmter Themenbereiche
Zu Beginn des Befragungsprojektes führen wir bei Kultify einen Kick-Off-Workshop durch, der die Ziele und wesentlichen Inhalte der Befragung sowie den Umgang mit Datenschutz und Anonymität beinhaltet. Alle Beteiligten werden dabei aktiv in den gesamten Prozess eingebunden, können ihre Ideen einbringen und relevante Fragen klären.
Schritt 2: Ressourcenplanung
Nach der Zieldefinition geht es weiter mit der Planung der Ressourcen. Hier definieren Sie Budget, Know-How und Zeit, die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen.
Der Faktor Zeit
Die Zeit spielt bei Mitarbeiterbefragungen in vielerlei Hinsicht eine bedeutende Rolle.
Bedenken müssen Sie hier
den passenden Zeitpunkt für die Durchführung (Achtung bei größeren Abwesenheiten und jährlichen Ereignissen wie z.B. Sommerferien, Weihnachten, Messen, Inventuren)
die Dauer der Teilnahmemöglichkeit
genug Zeitfenster für verschiedene Korrektur- und Abstimmungsschleifen
Da Mitarbeiterbefragungen häufig als Konsequenz auf akute Missstände oder strukturelle Veränderungen im Unternehmen durchgeführt werden, gibt es keinen allgemeingültigen, idealen Zeitpunkt für die Durchführung. Abhängig von Ihren Zielen können sowohl kurzfristige als auch langfristig geplante Mitarbeiterbefragungen sinnvoll sein.
Schritt 3: Fragebogenentwicklung und Abstimmung
Bereits im Kick-Off-Workshop werden die Befragungsinhalte diskutiert und anschließend von unseren Kultify-Experten ausformuliert. Möchten Sie den Fragebogen selbst erstellen, können Sie sich an Beispielfragen für Mitarbeiterbefragungen orientieren, hier auch beispielsweise zum Thema Homeoffice. Falls es in Ihrem Unternehmen bereits Mitarbeiterbefragungen gegeben hat, können bestimmte Fragen übernommen werden, um die Vergleichbarkeit der Ergebnisse zu gewährleisten.
Antwortskala
Die Antwortskala sollte möglichst einfach sein, sodass sie von den Befragten schnell und leicht verstanden wird. Die Formulierung der Fragen ist ausschlaggebend dafür, welche Antwortmöglichkeiten es gibt. Die Möglichkeiten der verschiedenen Antwortmöglichkeiten reichen von einfachen Ja-/Nein-Antworten bis hin zu etwas komplexeren Likert-Skalen von 1 bis 10. Orientieren Sie sich hierbei an wissenschaftlichen Standards. Offene Fragen ermöglichen tiefere Einsichten und können Ihnen eventuell auch neue Perspektiven bieten, die bei geschlossenen Fragen nicht angesprochen wurden.
Attraktivität und Gestaltung des Fragebogens
Was Sie bei Ihrer Befragung auf jeden Fall haben möchten, ist eine hohe Beteiligungsquote. Ein Aspekt, wie Sie diese erhöhen können, ist, den Fragebogen so zu gestalten, dass Ihre Mitarbeiter*innen unmittelbar Lust darauf haben, diesen auszufüllen. Unsere Tipps:
Der Fragebogen sollte möglichst kurz und knapp gehalten werden
Konzentrieren Sie sich auf die vorher festgelegten zentralen Themen und fragen Sie nur Aspekte ab, die Sie im Folgeprozess auch wirklich ändern können
Eine optische Attraktivität des Fragebogens (durch Unternehmensfarben und/oder Unternehmenslogo) erhöht den Wiedererkennungswert des Fragebogens und führt zu einer höheren Beteiligungsquote
Der Fragebogen sollte in derjenigen Sprache beantwortet werden können, die von den Befragten hauptsächlich gesprochen wird. Lassen Sie Fragebogen gegebenenfalls professionell übersetzen und achten Sie darauf, dass die Übersetzungen korrekt und verlässlich angefertigt werden.
Abstimmung mit dem Betriebsrat
Der Betriebsrat stellt die Interessenvertretung der Mitarbeitenden eines Unternehmens dar. Aus diesem Grund wird er eine Mitarbeiterbefragung kritisch hinterfragen und den Ablauf genau verfolgen. Unser kostenloses Whitepaper liefert Ihnen alle wichtigen Informationen zur Abstimmung mit dem Betriebsrat sowie wichtige Aspekte zu Datenschutz und Anonymität, die Sie bei Ihrer Mitarbeiterbefragung berücksichtigen sollten.
Schritt 4: Vorab- und Begleitkommunikation
Eine gute Vorbereitung ist das A und O, weshalb Sie gerne Zeit und Mühe in die Kommunikation vor dem Start Ihrer Befragung investieren kannst. Diese klärt die Mitarbeitenden über die geplante Befragung auf, informiert sie über die Freiwilligkeit ihrer Teilnahme sowie ihren Datenschutz und ihre Anonymität und beantwortet wichtige Fragen. Die Mitarbeitenden wollen schließlich wissen, was mit Ihren Angaben geschieht, was die Ziele der Mitarbeiterbefragung sind und welche Maßnahmen im Anschluss getroffen werden. Für eine gute Rücklaufquote sollten Sie Ihre Befragung früh und umfassend mittels der in Ihrem Unternehmen üblichen Kommunikationswege ankündigen. Während der Erhebungsphase können gegebenenfalls auch ein Zwischenstand oder Teilnahmeerinnerungen kommuniziert werden.
Schritt 5: Datenerhebung
Der Moment, auf den alle gewartet haben: Die Feldphase. Die Mitarbeiter erhalten den Fragebogen online per E-Mail oder in Papierform und haben für gewöhnlich ca. zwei bis vier Wochen Zeit, ihn auszufüllen. Das Zeitfenster sollte nicht zu groß sein, um die Teilnahme nicht unnötig nach hinten zu verschieben und letztendlich zu vergessen. Es darf aber auch nicht zu knapp sein, damit auch Mitarbeitende teilnehmen können, die zu Beginn z.B. aufgrund von Urlaub oder Krankheit abwesend sind.
Der große Vorteil einer Online-Befragung ist das unmittelbare Nachvollziehen des Verlaufs. Legen Sie also nicht einfach die Füße auf den Tisch, sondern prüfen Sie:
Wie viele Personen haben bereits teilgenommen?
An welcher Stelle wird die Befragung überdurchschnittlich häufig abgebrochen?
Wie viele Adressaten beantworten den Fragebogen bis zum Ende?
Gibt es technische Probleme?
Der Blick auf die Ergebnisse in Echtzeit kann die ganze Umfrage retten, sofern zum Beispiel technische Schwierigkeiten früh erkannt und beseitigt werden.
Schritt 6: Auswertung
Generell ist bei der Auswertung zu beachten, dass die Detailtiefe der Ergebnisse nicht dazu führt, dass bestimmte Antworten ganz konkret einzelnen Mitarbeiter:innen zugeordnet werden können. Der Schutz von Daten nach der DSGVO sowie die zugesicherte Anonymität der Befragten haben bei Kultify oberste Priorität, weshalb die Datenauswertung ausschließlich durch unsere Kultify Plattform erfolgt. Für jede Auswertungseinheit werden Durchschnittswerte im Bericht angezeigt, was Einzelantworten in den Auswertungen nicht einsehbar macht. Auch werden Zugriffslink, Antworten und Teilnehmende unabhängig voneinander in unserer Datenbank gespeichert. Somit ist eine direkte Zuordnung der Antworten zu einzelnen Personen nicht möglich.
Schritt 7: Ergebnispräsentation und Ergebniskommunikation
Die Kommunikation nach der Befragung ist ebenso wichtig, wie die davor. Folglich sollte der gleiche Aufwand in die Entwicklung eines wirksamen Kommunikationsplans nach Abschluss Ihrer Befragung getätigt werden. Bei einer Mitarbeiterbefragung wird es Ihnen nicht an Daten mangeln, die sich kommunizieren lassen. Wirksam werden sie allerdings erst durch die Botschaften, die damit verbunden sind.
Wie sollte eine geeignete Ergebnispräsentation ablaufen?
Nach Ihrer Mitarbeiterbefragung liegen Ihnen viele interessante Ergebnisse, Feedback und neue Ideen vor, wie Ihr Unternehmen sich in verschiedenen Bereichen verbessern kann. Deshalb sollten nach der Auswertung der Befragung zunächst die Ergebnisse und im Anschluss die geplanten Folgeschritte an alle Personen im Unternehmensumfeld kommuniziert werden. Auch hier sind alle Kanäle der internen Unternehmenskommunikation denkbar. Auch ist es sinnvoll, die Ergebnisse und deren Umsetzung in Arbeitsgruppen, Versammlungen oder Workshops zu diskutieren. Während dieser Sitzungen können sich Führungskräfte und Mitarbeitende gemeinsam auf lokalisierte Ergebnisse konzentrieren, um Stärken und Schwächen zu identifizieren, wichtige Herausforderungen zu definieren und in einem gemeinschaftlichen Prozess konkrete Optimierungsmaßnahmen und Pläne zu entwickeln. Geben Sie hier jedem Mitarbeitenden die Möglichkeit, seine persönlichen Erfahrungen mit den Gesamtergebnissen zu verbinden. Ihre Organisation kann im Gegenzug ihr Engagement für einen positiven Wandel durch entsprechende Maßnahmen und Aktionspläne beweisen. Unsere Experten helfen Ihnen gerne bei der erfolgreichen Präsentation der Ergebnisse und der Umsetzung des identifizierten Handlungsbedarfs.
Schritt 8: Umsetzung des identifizierten Handlungsbedarfs
Die Ergebnisse Ihrer Mitarbeiterbefragung helfen Ihnen, vorhandene Probleme zu lösen, indem Handlungsfelder präzise identifiziert, priorisiert und gezielt angegangen werden. Allerdings geraten Mitarbeiterbefragungen oft in die Kritik, weil Veränderungsprozesse leider zu wenig oder gar nicht vorangetrieben werden. Also, halten Sie Ihre Versprechen und setzen Sie die Lösungsansätze in die Tat um!
Schritt 9: Wiederholung der Messung
Nach einem gewissen Zeitraum, durchschnittlich nach ca. ein bis zwei Jahren bietet es sich an, die Mitarbeiterbefragung zu wiederholen. Bei Pulsbefragungen raten wir zu Intervallen von drei bis vier Monaten, bei Peer-Feedback sechs bis zwölf Monate. Für die Umsetzung einer langfristig positiv ausgerichteten Employee Experience raten wir Ihnen, Ihre Unternehmenskultur im Auge zu behalten, immer wieder Gespräche mit den Mitarbeitenden zu suchen und Ihr Feedback einzuholen. Denn ein Unternehmensumfeld ist ebenso wie seine Mitarbeiterschaft dynamisch und was heute gut läuft, muss nicht zwingend in einem Jahr gut ankommen. Also: fragen, fragen, fragen!
Fazit
Eine Mitarbeiterbefragung gibt Ihnen Fakten an die Hand, mit denen Sie die richtigen Weichen für eine positive Unternehmenskultur stellen können. Nutzen Sie die erworbenen Kenntnisse weise und effektiv und holen Sie alles aus Ihrem Unternehmen raus, was Sie können.
Als Anbieter von Mitarbeiterbefragungen kann Kultify Ihnen helfen, Ihre individuellen Ziele zu erreichen und Ihre Mitarbeitenden erfolgreich an Ihr Unternehmen zu binden. Unsere Experten helfen Ihnen bei der Auswahl der geeigneten Mitarbeiterbefragung, der Erstellung des Fragebogens und der erfolgreichen Ergebnispräsentation, damit Sie Ihre starke Arbeitgebermarke weiter aufbauen können und damit zufriedene Mitarbeitende an Ihr Unternehmen binden können.