Bei Mitarbeiterbefragungen werden sowohl Datenschutzbeauftragte als auch der Betriebsrat bei den Themen Datenschutz und Anonymität auf die korrekte Umsetzung achten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, worauf Sie auf jeden Fall achten müssen, um Ihre Befragung erfolgreich durchführen zu können. Eine Zusammenfassung inklusive Checkliste für Ihre Mitarbeiterbefragung finden Sie ebenfalls in unserem kostenlosen Whitepaper zur Abstimmung mit dem Betriebsrat.
Die DSGVO beschreibt den Rahmen für den Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen
Die Anforderungen an den Datenschutz bei einer Mitarbeiterbefragung lassen sich aus der DSGVO ableiten. Die Genehmigung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung lassen sich aus zwei Ausnahmeregelungen ableiten:
- Rechtliche Verpflichtungen gegenüber den Mitarbeitenden: Unternehmen haben eine Fürsorgepflicht, um diese zu erfüllen - zum Beispiel durch eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen - hat der Arbeitgeber die Pflicht solche Befragungen durchzuführen.
- Berechtigtes Interesse: Jedes Unternehmen - oder auch der Betriebsrat selbst! - hat ein berichtigtes Interesse daran das Arbeitsumfeld, die Kultur und andere Elemente für Führungsverhalten aus der Sicht der Belegschaft zu erfassen, um sich entsprechend weiterentwickeln zu können. Dafür kann es notwendig sein, bestimmte personenbezogene Daten zu verwenden, um entsprechende Auswertungen erstellen zu können.
Interne oder externe Durchführung von Befragungen
Eine grundlegende Entscheidung bei der Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung ist, ob man die Befragung selbst durchführt oder einen professionellen Dienstleister für Mitarbeiterbefragungen als Unterstützung hinzuzieht.
Herausforderungen bei interner Durchführung
Entscheiden Sie sich dafür, eine Mitarbeiterbefragung selbst durchzuführen, ist es wichtig, dass Sie sich intensiv damit beschäftigen,
- wie die Anonymität der Teilnehmenden in allen Phasen gewährleistet wird und
- wie Sie sicherstellen, dass durch Kombination verschiedener soziodemographischer Merkmale Antworten einzelnen Personen zugewiesen werden können.
Auswahl externer Dienstleister
Bei der Auswahl von externen Dienstleistern gilt es ebenfalls darauf zu achten, dass der Datenschutz entsprechend der DSGVO gewährleistet ist und die Anonymität der Teilnehmenden sichergestellt ist. In der Regel können die Ansprechpartner Sie hierbei unterstützen und die notwendigen Dokumentationen und Unterlagen bereitstellen.
Tools wie Google Forms oder Microsoft Forms erhöhen die Schwierigkeit für die Einhaltung des Datenschutzes und der Anonymität
Bei Tools wie Microsoft Forms oder Google Forms sollten Sie jedoch mit großer Vorsicht agieren, da die erwähnten Kriterien schwierig oder gar nicht zu erfüllen sind.
In unserem Artikel zur Auswahl von Anbietern für Mitarbeiterbefragungen gehen wir auf häufige Fragestellungen und die verschiedenen Ausprägungen der Anbieter ein.
Datenschutz und Anonymität in der Befragungsphase
Es ist möglich, aussagekräftige Mitarbeiterbefragungen datenschutzkonform durchzuführen und dabei den Datenschutz und die Anonymität der Teilnehmenden zu gewährleisten. In der ersten Phase bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung - der Befragungs- oder Erhebungsphase - sind vor allem die Themen Freiwilligkeit, transparente Information und Art der Teilnahme wichtige Themenfelder.
Mögliche Teilnahmeformen bei Mitarbeiterbefragungen
Bei einer digitalen Mitarbeiterbefragung unterscheiden wir bei Kultify zwei Formen der Befragung:
- Anonyme Teilnahme über einen Link oder QR Code: Der Vorteil dieser Methode ist, dass keine oder sehr wenige personenbezogenen Daten verarbeitet werden und die Teilnahme unkompliziert durchgeführt werden kann. Der Nachteil ist das Doppelteilnahmen in der Regel nicht vermieden werden können. Werden soziodemographische Daten wie zum Beispiel die Abteilung erfasst, werden diese von den Teilnehmenden selbst angegeben.
- Teilnahme per E-Mail: Hierbei werden die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen per E-Mail zur Befragung eingeladen. Doppelabgaben können durch einmalige Teilnahmelinks verhindert werden. Je nach Ausgestaltung können Informationen wie Abteilung, Standort oder Rolle in der online Plattform hinterlegt werden oder alternativ von den Teilnehmenden bei der Befragung abgegeben werden.
Mitarbeiter transparent informieren
Ganz wichtig ist die transparente Information der Mitarbeitenden.
Die Mitarbeiter sind über den Ablauf, den Gegenstand und den Zweck der Befragung und darüber, durch wen und für wen die Daten erhoben und verarbeitet werden, zu informieren. Auch sollten die Beschäftigten darüber aufgeklärt werden, welche Auswertungen konkret vorgesehen sind. - Quelle BfDI
Diese Information sollte am besten sowohl im Vorfeld der Befragung als auch bei der Verteilung der Teilnahmelinks geschehen, zum Beispiel in der E-Mail, die an die einzelnen Teilnehmenden verschickt wird.
Freiwilligkeit der Teilnahme
Mitarbeiter können nicht zur Teilnahme an Mitarbeiterbefragungen verpflichtet werden.
Mitarbeiterbefragungen sind nur auf freiwilliger Basis zulässig. Wegen der abgefragten subjektiven Einschätzungen und Bewertungen können mangels Rechtsgrundlage Mitarbeiter nicht zur Teilnahme verpflichtet werden. - Quelle BfDI
Hohe Teilnahmequoten erreicht man vor allem durch eine gute Informationsstrategie, eine aktive Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und ein bis zwei Erinnerungsrunden während der Befragung.
Datenschutz und Anonymität in der Auswertungsphase
In der Auswertungsphase ist wichtig, die Anonymität der Teilnehmenden weiterhin zu gewährleisten. Dafür ist sicherzustellen, dass die einzelnen Datensätze nicht durch Zugriffscodes oder ähnliche Merkmale Einzelpersonen zugeordnet werden können. Bei externen Dienstleistern erhalten Sie in der Regel keinen Zugriff auf die Einzeldaten, sondern nur aggregierte Ergebnisse.
Mindestgrößen bei der Auswertung sind wichtig
Ein Baustein um die Anonymität und den Datenschutz bei der Auswertung der Mitarbeiterbefragung zu gewährleisten ist eine Mindestanzahl für einzelne Bereiche.
Mindestens drei oder fünf Antworten pro Auswertungssegment sollten als Mindestanzahl definiert werden.
Hier empfiehlt es sich mindestens drei oder fünf als Größe zu definieren. Kleinere Bereiche können zusammengelegt werden, um dennoch Ergebnisse zu erhalten.
Vorsicht bei der Kombination von soziodemographischen Merkmalen
Wenn soziodemographische Daten wie Abteilung, Standort oder Rolle erfasst werden, ist es wichtig zu verhindern, dass über Kreuzauswertungen die Antwort von einzelnen Personen ausgerechnet werden können. Zum Beispiel über die Kombination von Abteilung und Rolle. Deshalb sollte der Abstand zwischen Auswertungssegmenten auch möglichst drei oder mehr Personen betragen.
Faustregel: Je mehr soziodemographische Daten erfasst werden, desto schwieriger ist es die Anonymität bei der Auswertung zu gewährleisten.
Begleitung und Unterstützung durch Kultify in allen Phasen
Bei den Themen Datenschutz und Anonymität gibt es für eine korrekte Umsetzung einige Fallstricke zu beachten. Gerade bei intern durchgeführten Befragungen ist der Komplexitätsgrad höher, weshalb sich die meisten Unternehmen Unterstützung bei externen Dienstleitern für Mitarbeiterbefragungen und Feedback holen. Als Anbieter von Mitarbeiterbefragungen bietet Ihnen Kultify innovative Befragungslösungen und eine eigene Befragungsplattform. Ausgestattet mit diesem Paket erfassen Sie alle relevanten Daten, sodass Sie die gesammelten Erkenntnisse schnell und sinnvoll weiterverwerten können, die Sie für das Erreichen Ihrer Unternehmensziele benötigen. Vereinbaren Sie hierzu gerne einen Demo-Termin.
