Kommunikation bei Mitarbeiterbefragungen

Wie du deine Befragungsergebnisse richtig auswertest und an Mitarbeitende kommunizierst.

Jessica Totzek

April 2022

5 Minuten Lesezeit

Eine Mitarbeiterbefragung kann und soll der Auftakt wichtiger Veränderungsprozesse innerhalb des Unternehmens sein. Die richtige Kommunikation kann entscheidend über den weiteren Verlauf deiner Maßnahmen sowie der Mitarbeiterzufriedenheit sein. Deshalb solltest du dir bereits im Voraus Gedanken darüber machen, wie du die damit verbundenen Themen und Schritte kommunizierst. Während die Mitarbeiter:innen kurz vor und während der Befragung vor allem an den gestellten Fragen und Themenfeldern interessiert sind, steht nach der Befragung die Kommunikation der Ergebnisse im Vordergrund. Wie du diese vor, während und nach deiner Mitarbeiterbefragung meisterst, erklärt dir folgender Artikel.

Kommunikation vor der Befragung

Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Wenn im Vorfeld nicht ausreichend Gedanken zu den Fragen und zum Prozess gemacht wurden, werden die Mitarbeiter verunsichert sein, keine ehrlichen Antworten geben, gar nicht erst mitmachen oder die Umfrage landet wegen zu geringer Beteiligung oder unbequemer Ergebnisse in den Schubladen der Vorgesetzten. Das Vertrauen der Mitarbeiter nach solch einer gescheiterten Aktion zurückzugewinnen, ist fast unmöglich, weshalb wir die Unterstützung durch einen externen Anbieter empfehlen. Dabei kann eine Mitarbeiterbefragung viel Positives bewirken, vorausgesetzt die Erhebung wird professionell vorbereitet, kompetent durchgeführt und gut nachbereitet.

Probleme bei fehlender Vorabkommunikation

  • Geringe Beteiligung
  • Verunsicherte Mitarbeiter, die ihr Vertrauen an das Management verloren haben
  • Keine ehrlichen Antworten
  • Vernachlässigung der Umfrageergebnisse durch Führungskräfte

Mitmachen kann nur, wer davon weiß

Um die Teilnahme an deiner Befragung zu fördern, darfst du gerne Zeit und Mühe in die Kommunikation vor dem Start deiner Befragung investieren. Für eine gute Rücklaufquote solltest du deine Befragung früh und umfassend ankündigen, am besten per E-Mail, Flyer oder Plakate, bei einer Betriebsversammlung, Info-Veranstaltung oder in der Mitarbeiterzeitung. Dabei kannst du auch auf Motivation und Ziele der Befragung eingehen und deine Mitarbeiter:innen über ihren Datenschutz und ihre Anonymität informieren. Fragen und Anregungen können ebenso im Voraus geklärt werden.

Häufige Fragen von Mitarbeiter:innen sind:

  • Wie kann ich teilnehmen?
  • Wo gebe ich meinen Fragebogen ab?
  • Sind meine Antworten anonym?
  • Bis wann muss ich den Fragebogen ausgefüllt haben?
  • Kann ich den Fragebogen während meiner Arbeitszeit ausfüllen?
  • Wer hilft mir bei Fragen oder Problemen?

Kommunikation nach der Befragung

Die Kommunikation nach der Befragung ist ebenso wichtig, wie vor der Befragung. Folglich sollte der gleiche Aufwand in die Entwicklung eines wirksamen Kommunikationsplans nach Abschluss deiner Befragung getätigt werden. Bei einer Mitarbeiterbefragung wird es dir nicht an Daten mangeln, die sich kommunizieren lassen. Wirksam werden sie allerdings erst durch die Botschaften, die damit verbunden sind.

Dein Kommunikationsplan sollte unter Berücksichtigung der folgenden Oberziele entwickelt werden:

  • Jedem einzelnen Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, seine persönlichen Erfahrungen mit den Gesamtergebnissen zu verbinden
  • Deiner Organisation die Möglichkeit zu geben, ihr Engagement für einen positiven Wandel durch entsprechende Maßnahmen und Aktionspläne zu beweisen

Vielen Dank… für die Teilnahme! Vielen Dank, wie lieb von Ihnen!

Auch wenn es offensichtlich erscheint, ist die Danksagung ein entscheidender Teil des Kommunikationsplans, dessen Bedeutung nicht unterschätzt werden sollte. Der Dank an die Mitarbeitenden für ihre Teilnahme ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass sie wissen, dass ihre Meinung und ihr Beitrag zur Befragung für die Organisation von Wert sind. Es ist auch eine gute Gelegenheit zu erwähnen, wenn die Antwortquote besonders hoch war. Denn Anerkennung als wichtiger Faktor für Leistung und Engagement und vor allem der Mangel daran kann die Absicht der Mitarbeitenden beeinflussen, im Unternehmen zu bleiben. Außerdem freut sich doch jeder über ein kleines Zeichen der Anerkennung, oder?

Wie sollte eine geeignete Ergebnispräsentation ablaufen?

Nach deiner Mitarbeiterbefragung liegen dir vermutlich viele interessante Ergebnisse, Feedback und neue Ideen vor, wie dein Unternehmen sich in verschiedenen Bereichen verbessern kann. Deshalb sollten nach der Auswertung der Befragung die Ergebnisse an alle Personen im Unternehmensumfeld kommuniziert werden. Dies kannst du per E-Mail, Excel-Bericht, PowerPoint-Präsentation, direktem Login zum Ergebnis oder Echtzeit-Dashboards tun. Auch ist es sinnvoll, die Ergebnisse und deren Umsetzung in Arbeitsgruppen, Versammlungen oder Workshops zu diskutieren. Während dieser Sitzungen können sich Führungskräfte und Mitarbeitende gemeinsam auf lokalisierte Ergebnisse konzentrieren, um Stärken und Schwächen zu identifizieren, wichtige Herausforderungen zu definieren und in einem gemeinschaftlichen Prozess konkrete Optimierungsmaßnahmen und Pläne zu entwickeln.

Damit die Ergebnisse erfolgreich kommuniziert werden können, sollte die Ergebniskommunikation diese Eigenschaften beinhalten:

So groß ist der Einfluss der Ergebniskommunikation auf deine Unternehmenskultur

Durch eine faire, handlungsbezogene, verständliche und regelmäßige Kommunikation, die die Mitarbeiter:innen anerkennt und sie in alle Phasen des Prozesses einbezieht, können Organisationen den Wert der Mitarbeitermeinungen wirklich demonstrieren. Je besser die Mitarbeiter informiert werden, desto größer wird ihre Bereitschaft sein, sich an den Veränderungsprozessen zu beteiligen und an Folgebefragungen teilzunehmen, die sicherstellen, dass Veränderungen ankommen und sinnvoll umgesetzt werden. Ein solcher Ansatz fördert also nicht nur das Engagement der Mitarbeiter*innen, sondern trägt auch zum Aufbau einer Vertrauenskultur bei, in der die Mitarbeitenden sehen, dass das Unternehmen seine Versprechen einhält. Die dadurch gesteigerte Wertschätzung wird die Mitarbeiterzufriedenheit innerhalb der Firma stärken und dich zu einem Arbeitgeber der Wahl machen.

So kann Kultify dir bei deiner Befragung helfen.

Als Anbieter von Mitarbeiterbefragungen berät und unterstützt Kultify dich gerne bei der Erstellung deiner Umfrage und hilft dir bei einer erfolgreichen Präsentation der Ergebnisse, damit du deine starke Arbeitgebermarke weiter aufbauen und damit zufriedene Mitarbeiter an dein Unternehmen binden kannst.

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