Wie erstelle ich eine Mitarbeiterbefragung?

Step-by-step Anleitung und Tipps für deine nächste Befragung

Du willst eine Mitarbeiterbefragung in deinem Unternehmen durchführen und weißt nicht, wo du anfangen sollst? Damit bist du nicht alleine, denn die Auswahl der Möglichkeiten ist groß und kann zu Beginn sehr überfordernd wirken.

Doch keine Sorge, die Rettung naht! Ich habe dir hier einen Gesamtüberblick über die verschiedenen Arten, Ablaufschritte und Herausforderungen von Mitarbeiterbefragungen erstellt, damit du und dein Unternehmen für eure nächste Mitarbeiterbefragung gewappnet seid.

Arten von Mitarbeiterbefragungen

Die Auswahl an Befragungen ist groß und hängt von Faktoren wie den Bedürfnissen, Voraussetzungen, Zielen und Kultur deines Unternehmens ab. Um dir die Auswahl zu erleichtern, kommt hier eine Übersicht der verschiedenen Arten von Mitarbeiterbefragungen:

  • Jährliche Mitarbeiterbefragungen erfassen die aktuelle Stimmung und Meinung der Mitarbeitenden und erschließen Faktoren, die langfristig zufrieden oder unzufrieden machen. Hier müssen Bereiche wie abzufragende Themenfelder, Kommunikation und Durchführung genau im Voraus geplant werden.
  • Onboarding- bzw. Entry-Befragungen helfen dir herauszufinden, wie du neuen Mitarbeitenden den bestmöglichen Start bieten kannst, was ihre Eintrittsmotivation war und wie sie den Start in deinem Unternehmen wahrgenommen haben. So kannst du deine Onboarding-Prozesse überprüfen und optimieren.
  • Mit Offboarding- bzw. Exit-Befragungen kannst du ergänzend zum Exit-Interview herausfinden, warum Mitarbeitende dein Unternehmen verlassen. Du erhältst Informationen über ihre Beweggründe sowie wertvolle Insights in deine Unternehmenskultur. Mit diesen kannst du Veränderungsbedarf ermitteln, um deine besten Mitarbeiter*innen im Unternehmen zu behalten und Unzufriedenheit und Fluktuation entgegenzuwirken.
  • Mittels Pulsbefragungen bzw. Pulschecks können aktuelle Trends, Probleme, Erfahrungen und Verbesserungen aufgedeckt und so ein allgemeines Stimmungsbild generiert werden. Sie fokussieren sich mit wenigen Fragen auf ein bestimmtes Thema, wodurch sie sich schnell und ohne großen Aufwand durchführen und in Echtzeit auswerten lassen.
  • 360-Grad und Peer-Feedback unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende bei der persönlichen Weiterentwicklung, indem sie von mehreren Parteien konstruktives Feedback erhalten. Auch besteht die Möglichkeit der Selbsteinschätzung der Feedbackempfänger:innen. So entsteht ein aussagekräftiges und objektives Gesamtbild von Verhalten und Leistung, das einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg liefert.

Ablauf einer Mitarbeiterbefragung im Überblick

  1. Zieldefinition
  2. Ressourcenplanung
  3. Fragebogenentwicklung und Abstimmung
  4. Vorabkommunikation und Begleitkommunikation
  5. Datenerhebung / Feldphase
  6. Auswertung
  7. Ergebnispräsentation und Ergebniskommunikation
  8. Umsetzung des identifizierten Handlungsbedarfes
  9. Wiederholung der Messung

Schritt 1: Zieldefinition

Der erste Schritt des Befragungsprozesses ist die Definition und Formulierung der strategischen Unternehmensziele, die dein Unternehmen verfolgt. Wichtig ist, dass es sich bei deinen Zielen nicht um ein “nice to have” handelt, sondern um Ziele, die eine hohe (wirtschaftliche) Relevanz für dein Unternehmen haben. Hier kann es hilfreich sein, sich die Geschäftsführung, den Betriebsrat und - falls vorhanden - die oder den Datenschutzbeauftragte*n mit ins Boot zu holen. Die strategischen Unternehmensziele werden sich später inhaltlich in den Fragen widerspiegeln, die der Mitarbeiterschaft gestellt werden.

Mögliche Ziele können sein:

  • Führungs- und Innovationskultur stärken
  • Eine größere Begeisterung für und höhere Identifikation mit der Arbeitgebermarke
  • Motivation, Engagement, Identifikation und Bindung der Mitarbeitenden erhöhen
  • Stimmung unter den Arbeitnehmer:innen erfassen
  • Fluktuation und Absentismus reduzieren
  • Unzufriedenheit, Resignation und Burnout verhindern
  • Kundenfreundliches Verhalten fördern
  • Arbeitgeberattraktivität fördern
  • Arbeitgebermarke stärken (sieht hierzu auch Employer Branding)
  • Commitment zu Unternehmenszielen und -strategien fördern
  • Messung von KPIs und die Bewertung bestimmter Themenbereiche

Zu Beginn des Befragungsprojektes führen wir bei Kultify einen Kick-Off-Workshop durch, der die Ziele und wesentlichen Inhalte der Befragung sowie den Umgang mit Datenschutz und Anonymität beinhaltet. Alle Beteiligten werden dabei aktiv in den gesamten Prozess eingebunden, können ihre Ideen einbringen und relevante Fragen klären

Schritt 2: Ressourcenplanung

Nach der Zieldefinition geht es weiter mit der Planung der Ressourcen. Hier definierst du Budget, Know-How und Zeit, die deinem Unternehmen zur Verfügung stehen.

Der Faktor Zeit

Die Zeit spielt bei Mitarbeiterbefragungen in vielerlei Hinsicht eine bedeutende Rolle.

Bedenken musst du hier

  • den passenden Zeitpunkt für die Durchführung (Achtung bei größeren Abwesenheiten und jährlichen Ereignissen wie z.B. Sommerferien, Weihnachten, Messen, Inventuren)
  • die Dauer der Teilnahmemöglichkeit
  • genug Zeitfenster für verschiedene Korrektur- und Abstimmungsschleifen

Da Mitarbeiterbefragungen häufig als Konsequenz auf akute Missstände oder strukturelle Veränderungen im Unternehmen durchgeführt werden, gibt es keinen allgemeingültigen, idealen Zeitpunkt für die Durchführung. Abhängig von deinen Zielen können sowohl kurzfristige als auch langfristig geplante Mitarbeiterbefragungen sinnvoll sein.

Schritt 3: Fragebogenentwicklung und Abstimmung

Bereits im Kick-Off-Workshop werden die Befragungsinhalte diskutiert und anschließend von unseren Kultify-Experten ausformuliert. Möchtest du den Fragebogen selbst erstellen, kannst du dich an Beispielfragen für Mitarbeiterbefragungen orientieren, hier auch beispielsweise zum Thema Homeoffice. Falls es in deinem Unternehmen bereits Mitarbeiterbefragungen gegeben hat, können bestimmte Fragen übernommen werden, um die Vergleichbarkeit der Ergebnisse zu gewährleisten.

Antwortskala

Die Antwortskala sollte möglichst einfach sein, sodass sie von den Befragten schnell und leicht verstanden wird. Die Formulierung der Fragen ist ausschlaggebend dafür, welche Antwortmöglichkeiten es gibt. Die Möglichkeiten der verschiedenen Antwortmöglichkeiten reicht von einfachen Ja-/Nein-Antworten bis hin zu etwas komplexeren Likert-Skalen von 1 bis 10. Orientiere dich hierbei an wissenschaftlichen Standards. Offene Fragen ermöglichen tiefere Einsichten und können dir eventuell auch neue Perspektiven bieten, die bei geschlossenen Fragen nicht angesprochen wurden.

Attraktivität und Gestaltung des Fragebogens

Was du bei deiner Befragung auf jeden Fall haben möchtest, ist eine hohe Beteiligungsquote. Ein Aspekt, wie du diese erhöhen kannst, ist, den Fragebogen so zu gestalten, dass deine Mitarbeiter*innen unmittelbar Lust darauf haben, diesen auszufüllen. Unsere Tipps:

  • Der Fragebogen sollte möglichst kurz und knapp gehalten werden
  • Konzentriere dich auf die vorher festgelegten zentralen Themen und frage nur Aspekte ab, die du im Folgeprozess auch wirklich ändern kannst
  • Eine optische Attraktivität des Fragebogens (durch Unternehmensfarben und/oder Unternehmenslogo) erhöht den Wiedererkennungswert des Fragebogens und führt zu einer höheren Beteiligungsquote
  • Der Fragebogen sollte in derjenigen Sprache beantwortet werden können, die von den Befragten hauptsächlich gesprochen wird. Lasse den Fragebogen gegebenenfalls professionell übersetzen und achte darauf, dass die Übersetzungen korrekt und verlässlich angefertigt werden.

Als Anbieter von Mitarbeiterbefragungen berät und unterstützt Kultify dich gerne bei der Erstellung deiner Umfrage.

Schritt 4: Vorab- und Begleitkommunikation

Eine gute Vorbereitung ist das A und O, weshalb du gerne Zeit und Mühe in die Kommunikation vor dem Start deiner Befragung investieren kannst. Diese klärt die Mitarbeitenden über die geplante Befragung auf, informiert sie über die Freiwilligkeit ihrer Teilnahme sowie ihren Datenschutz und ihre Anonymität und beantwortet wichtige Fragen. Die Mitarbeitenden wollen schließlich wissen, was mit Ihren Angaben geschieht, was die Ziele der Mitarbeiterbefragung sind und welche Maßnahmen im Anschluss getroffen werden. Für eine gute Rücklaufquote solltest du deine Befragung früh und umfassend mittels der in deinem Unternehmen üblichen Kommunikationswege ankündigen. Während der Erhebungsphase können gegebenenfalls auch ein Zwischenstand oder Teilnahmeerinnerungen kommuniziert werden.

Schritt 5: Datenerhebung

Der Moment, auf den alle gewartet haben: Die Feldphase. Die Mitarbeiter erhalten den Fragebogen online per E-Mail oder in Papierform und haben für gewöhnlich ca. zwei bis vier Wochen Zeit, ihn auszufüllen. Das Zeitfenster sollte nicht zu groß sein, um die Teilnahme nicht unnötig nach hinten zu verschieben und letztendlich zu vergessen. Es darf aber auch nicht zu knapp sein, damit auch Mitarbeitende teilnehmen können, die zu Beginn z.B. aufgrund von Urlaub oder Krankheit abwesend sind.

Der große Vorteil einer Online-Befragung ist das unmittelbare Nachvollziehen des Verlaufs. Lege also nicht einfach die Füße auf den Tisch, sondern prüfe:

  • Wie viele Personen haben bereits teilgenommen?
  • An welcher Stelle wird die Befragung überdurchschnittlich häufig abgebrochen?
  • Wie viele Adressaten beantworten den Fragebogen bis zum Ende?
  • Gibt es technische Probleme?

Der Blick auf die Ergebnisse in Echtzeit kann die ganze Umfrage retten, sofern zum Beispiel technische Schwierigkeiten früh erkannt und beseitigt werden.

Schritt 6: Auswertung

Generell ist bei der Auswertung zu beachten, dass die Detailtiefe der Ergebnisse nicht dazu führt, dass bestimmte Antworten ganz konkret einzelnen Mitarbeiter:innen zugeordnet werden können. Der Schutz von Daten nach der DSGVO sowie die zugesicherte Anonymität der Befragten haben bei Kultify oberste Priorität, weshalb die Datenauswertung ausschließlich durch unsere Kultify Plattform erfolgt. Für jede Auswertungseinheit werden Durchschnittswerte im Bericht angezeigt, was Einzelantworten in den Auswertungen nicht einsehbar macht. Auch werden Zugriffslink, Antworten und Teilnehmende unabhängig voneinander in unserer Datenbank gespeichert. Somit ist eine direkte Zuordnung der Antworten zu einzelnen Personen nicht möglich.

Schritt 7: Ergebnispräsentation und Ergebniskommunikation

Die Kommunikation nach der Befragung ist ebenso wichtig, wie die davor. Folglich sollte der gleiche Aufwand in die Entwicklung eines wirksamen Kommunikationsplans nach Abschluss deiner Befragung getätigt werden. Bei einer Mitarbeiterbefragung wird es dir nicht an Daten mangeln, die sich kommunizieren lassen. Wirksam werden sie allerdings erst durch die Botschaften, die damit verbunden sind.

Wie sollte eine geeignete Ergebnispräsentation ablaufen?

Nach deiner Mitarbeiterbefragung liegen dir viele interessante Ergebnisse, Feedback und neue Ideen vor, wie dein Unternehmen sich in verschiedenen Bereichen verbessern kann. Deshalb sollten nach der Auswertung der Befragung zunächst die Ergebnisse und im Anschluss die geplanten Folgeschritte an alle Personen im Unternehmensumfeld kommuniziert werden. Auch hier sind alle Kanäle der internen Unternehmenskommunikation denkbar. Auch ist es sinnvoll, die Ergebnisse und deren Umsetzung in Arbeitsgruppen, Versammlungen oder Workshops zu diskutieren. Während dieser Sitzungen können sich Führungskräfte und Mitarbeitende gemeinsam auf lokalisierte Ergebnisse konzentrieren, um Stärken und Schwächen zu identifizieren, wichtige Herausforderungen zu definieren und in einem gemeinschaftlichen Prozess konkrete Optimierungsmaßnahmen und Pläne zu entwickeln. Gib hier jedem Mitarbeitenden die Möglichkeit, **seine persönlichen Erfahrungen mit den Gesamtergebnissen zu verbinden. **Deine Organisation kann im Gegenzug ihr Engagement für einen positiven Wandel durch entsprechende Maßnahmen und Aktionspläne beweisen. Unsere Experten helfen dir gerne bei der erfolgreichen Präsentation der Ergebnisse und der Umsetzung des identifizierten Handlungsbedarfs.

Schritt 8: Umsetzung des identifizierten Handlungsbedarfs

Die Ergebnisse deiner Mitarbeiterbefragung helfen dir, vorhandene Probleme zu lösen, indem Handlungsfelder präzise identifiziert, priorisiert und gezielt angegangen werden. Allerdings geraten Mitarbeiterbefragungen oft in die Kritik, weil Veränderungsprozesse leider zu wenig oder gar nicht vorangetrieben werden. Also, halte deine Versprechen und setze die Lösungsansätze in die Tat um!

Schritt 9: Wiederholung der Messung

Nach einem gewissen Zeitraum, durchschnittlich nach ca. ein bis zwei Jahren bietet es sich an, die Mitarbeiterbefragung zu wiederholen. Bei Pulsbefragungen raten wir zu Intervallen von drei bis vier Monaten, bei Peer-Feedback sechs bis zwölf Monate. Für die Umsetzung einer langfristig positiv ausgerichteten Employee Experience raten wir dir, deine Unternehmenskultur im Auge zu behalten, immer wieder Gespräche mit den Mitarbeitenden zu suchen und dir Feedback einzuholen. Denn ein Unternehmensumfeld ist ebenso wie seine Mitarbeiterschaft dynamisch und was heute gut läuft, musst nicht zwingend in einem Jahr gut ankommen. Also: fragen, fragen, fragen!

Fazit

Eine Mitarbeiterbefragung gibt dir Fakten an die Hand, mit denen du die richtigen Weichen für eine positive Unternehmenskultur stellen kannst. Nutze die erworbenen Kenntnisse weise und effektiv und hole alles aus deinem Unternehmen raus, was du kannst.

Als Anbieter von Mitarbeiterbefragungen kann Kultify dir helfen, deine individuellen Ziele zu erreichen und deine Mitarbeiter*innen erfolgreich an dein Unternehmen zu binden. Unsere Experten helfen dir bei der Auswahl der geeigneten Mitarbeiterbefragung, der Erstellung des Fragebogens und der erfolgreichen Ergebnispräsentation, damit du deine starke Arbeitgebermarke weiter aufbauen und damit zufriedene Mitarbeitende an dein Unternehmen binden kannst.

Kurz gesagt

Der Anbieter im DACH-Raum für moderne Mitarbeiterbefragungen und Feedbacklösungen


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