Die Möglichkeiten und Anbieter von Tools für Mitarbeiterbefragungen sind reichhaltig. Sie reichen von kostenlosen, standardisierten Lösungen bis hin zu individualisierten und ganzheitlich betreuten Befragungen zur Messung der Unternehmenskultur, der Führungskultur oder anderen Werten im Unternehmen. Im Folgenden bieten wir einen Überblick, welche Kriterien für die Auswahl wirklich wichtig sind.
Intern oder Extern
Die erste Frage die sich viele Unternehmen stellen, ist die Frage der Durchführung. Soll die HR-Abteilung das selbst übernehmen zum Beispiel mit Tools wie Google Form, Surveymonkey oder Microsoft Forms oder wird ein professioneller Dienstleister hinzugezogen, um Themen wie Befragungsdurchführung, Datenschutz und Auswertung zu übernehmen.
Folgende Fragen sollten Sie sich hierbei stellen:
- Haben wir die internen Kapazitäten frei, um Themen wie Fragebogengestaltung, Auswertung, Datenschutz und Anonymität zu bewältigen?
- Gibt es bereits Kenntnisse in diesen Themen oder muss sich erst umfassend informiert werden?
- Wie ist die Kultur im Unternehmen - wie wird das Ergebnis aufgenommen, wenn es intern erfasst und ausgewertet wurde?
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Leitfaden Mitarbeiterbefragung
Einmalige Befragung oder regelmäßiges Feedback
Es gibt verschiedene Arten von Mitarbeiterfeedback und -Befragungen. Man unterscheidet hierbei zwischen einmaliger Befragung ("großer Mitarbeiterbefragung") und regelmäßigen kleineren Feedbackrunden. Eine Kombination dieser beiden Ansätze ist ebenfalls möglich: Ein erstes Gesamtbild wird über die Mitarbeiterbefragung erfasst. Anschließend wird über kleine Feedbackrunden der Verlauf von Changeprozessen oder anderen Maßnahmen evaluiert.
Folgende Fragen sollten Sie sich hierbei stellen:
- Ist es notwendig ein Gesamtbild zu erfassen?
- Sollen Changeprozesse oder andere Maßnahmen regelmäßig evaluiert werden?
Art der Teilnahme
Die Herausforderung im Unternehmen ist es alle Mitarbeitenden zu erreichen. Deshalb muss man sich Gedanken machen, wie man möglichst allen eine Teilnahme ermöglichen kann. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten an einer digitalen Befragung teilzunehmen:
- Teilnahme per E-Mail: Die Teilnehmenden erhalten einen Link direkt per E-Mail zugesandt
- Teilnahme per anonymen Link: Ein Link wird im Intranet veröffentlicht oder als QR-Code kodiert ausgelegt.
- Teilnahme per Code: Einmalcodes werden zusammen mit einem Begleitschreiben zum Beispiel über die Gehaltsabrechnung verteilt.
Unsere Erfahrung zeigt, dass in der Regel die meisten Mitarbeiter an digitalen Befragungen teilnehmen können, sei es über einen Computer oder ein Smartphone. Sollte das nicht der Fall sein, gibt es die Möglichkeit, Geräte oder Terminals für die Befragung im Unternehmen bereitzustellen. Mit Einmalcodes kann die Befragung dann über diese Geräte durchgeführt werden.
Folgende Fragen sollten Sie sich hierbei stellen:
- Wer wird im Unternehmen befragt?
- Wie sollen unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen teilnehmen?
- Welche Methode ist für unser Unternehmen geeignet?
Auswahl der Themen
Die Grundlage einer guten Befragung und der Auswertung ist die richtige Auswahl der Themen und der Fragen. Werden hier Fehler gemacht, wird es oft sehr schwer die Daten im Nachhinein effektiv zu verwenden.
Am Markt existieren verschiedene Lösungen:
- Vordefinierte und schwer anpassbare Modelle
- Wissenschaftlich validierte Modelle zum Beispiel zur Unternehmenskultur.
- Sammlungen von verschiedenen Fragebögen zur Selbstauswahl
- Auf die Ziele der Befragungen abgestimmte Kataloge mit wissenschaftlicher Basis
Mit Kultify besprechen wir in einem Kickoff Workshop, welche Ziele Sie haben und welche Themen aktuell relevant sind und bereiten dann in Abstimmung mit Ihnen einen Fragebogen vor. Dieser beinhaltet wissenschaftliche Modelle und Fragen, die für Ihr Unternehmen individuell interessant sind.
Folgende Fragen sollten Sie sich hierbei stellen:
- Sind die für uns relevanten Themen abgedeckt?
- Welchen Umfang hat der Fragebogen?
- Sollen auch Freitextantworten erfasst werden?
- Sind die wissenschaftlichen Modelle auch wirklich durch Studien und Forschung gestützt?
Preis einer Mitarbeiterbefragung
Was kostet so eine Mitarbeiterbefragung eigentlich?
Egal ob intern oder extern, die Kosten einer Befragung sind ebenfalls ein wichtiges Thema. Häufig fällt es Unternehmen und Personalverantwortlichen schwer, den Nutzen einer Befragung den Kosten gegenüber zu stellen.
Egal ob intern oder extern, die Kosten einer Befragung sind ebenfalls ein wichtiges Thema. Häufig fällt es Unternehmen und Personalverantwortlichen schwer den Nutzen einer Befragung den Kosten gegenüber zu stellen.
Wichtig hier ist, dass nicht nur Kosten für den Software für Mitarbeiterbefragung entstehen, vielmehr entstehen bei einer Befragung folgende Kostenpositionen:
Kostenpositionen mit externen Anbietern
- Softwarelizenzkosten (meist pro Mitarbeiter)
- Erstellung des Fragenkatalogs
- Software- und Fragebogenanpassungen (bei manchen Anbietern)
- Weitere Vorlagen zur Kommunikation mit dem Betriebsrat und der Information der Mitarbeitenden
- Gegegebenenfalls Workshops zur Zieldefinition und zur Ergebnispräsentation
- Gegegebenenfalls Übersetzungskosten
Zusätzliche interne Kostenpositionen
- Abstimmung des Fragebogens mit dem Management und dem Betriebsrat
- Kosten für die Durchführung von Maßnahmen
